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Das sind wir

Schneller als die Konkurrenz

Die Haus & Garten Ariane Becker & Sven Drath GbR profitiert durch das Zusammenspiel der Sander & Doll-Branchenlösung Versa mit dem Zeit- und Projektplanungstool Avantim von nahtlos digitalen Prozessen. Die gewonnene Zeitersparnis und Flexibilität kommt dem Kundenservice zugute.

 

Hintergrund

Haus & Garten in Hann. Münden ist auf die Rundum-Betreuung von Gebäuden spezialisiert. In kundengerechter Kombination deckt das Unternehmen sowohl den Bereich Hausverwaltung als auch ein umfassendes Repertoire an Erhaltungs-, Renovierungs- und Ausbauleistungen ab: Dazu zählen Gartenpflege und Winterdienst sowie Trockenbau, Maler-, Fliesen- und Metallarbeiten. Das Unternehmen wurde 1999 von Ariane Becker und Sven Drath zunächst als Hausverwaltung gegründet und in den Folgejahren um Objektpflege und Handwerkerleistungen erweitert. Aktuell beschäftigt die Firma 14 Mitarbeiter im Bereich Ausführung und 5 Mitarbeiter im Büro. Der Bereich Gebäudereinigung wird über die eigenständige Schwesterfirma H&G Hygiene bedient, dort arbeiten derzeit 6 Mitarbeiter. Die Kunden schätzen den ausgezeichneten Service des Unternehmens, die schnelle Reaktion in Notfällen und die Vielzahl an Leistungen aus einer Hand.

 

Die Herausforderungen

Zum Tagesgeschäft gehört, die vielfältigen Einsätze der 14 Mitarbeiter zu planen und zu koordinieren. „Dabei ist es für uns besonders wichtig, Leerlaufzeiten zu minimieren und gleichzeitig Terminüberschneidungen zu vermeiden“, erläutert Sven Drath. „Im Falle von Krankheit oder einem dringenden Auftrag müssen wir schnell und flexibel umplanen, um alle laufenden Aufträge trotzdem termingerecht ausführen zu können.“ Hier ist ein Planungstool gefragt, das nicht nur übersichtlich und einfach zu bedienen ist, sondern mit dem sich auch kurzfristige Planänderungen ohne Aufwand umsetzen lassen. Für die Rechnungstellung, Lohnabrechnung sowie zeitnahe Auswertungen und Nachkalkulationen wird eine mobile Zeiterfassung benötigt, die eine sofortige Übersicht über alle erledigten Arbeiten erlaubt. Überblick und Zeitersparnis ist auch bei der Auftragsbearbeitung gefragt: Datenverwaltung, Angebotskalkulation und Dokumenterstellung müssen dafür reibungslos und unkompliziert ineinandergreifen. Ziel ist es, über eine gemeinsame Datenbasis Prozesse zu optimieren, um jederzeit perfekten Kundenservice bieten zu können. Die Integration von Planung, Zeiterfassung und Auftragsbearbeitung in einer Software-Lösung ist dafür unverzichtbar.

 

Die Lösung

2012 entschieden sich Sven Drath und Ariane Becker für das Zeitmanagement- und Planungstool Avantim, kombiniert mit der kaufmännischen Branchenlösung Versa. „Die Möglichkeit, in dieser Kombination sowohl die Planung als auch die Auftragsbearbeitung abzudecken und darüber hinaus die Arbeitszeiten mit Projekten, Tätigkeiten und Material abzugleichen, hat uns sofort überzeugt,“ begründet Sven Drath die Entscheidung. „Alle Mitarbeiter empfangen ihre Aufträge und erfassen ihre Zeiten mit der App Mobilrapport. Unsere Abläufe sind digital und daher zeitsparend und fehlerfrei.“ Versa wird für sämtliche Prozesse im Büro genutzt: Zeitsparende Angebotskalkulation mit Bausteinen, übersichtliche Projekt- und Datenverwaltung sowie komfortables Erzeugen und Verwalten aller Dokumente in einer Softwareumgebung. Ohne Programmwechsel plant und organisiert Sven Draht im integrierten Avantim-Langzeitplaner die größeren Projekte, im Kurzzeitplaner die Kleinaufträge und im Urlaubsplaner die Fehlzeiten. Aus den abgeschlossenen Aufträgen erzeugt er direkt die entsprechenden Rechnungen. „Planung und Verwaltung greifen mit der Sander & Doll-Lösung reibungslos ineinander,“ freut sich Sven Darth. „In Notfällen können wir blitzschnell reagieren, da ich im Kalender direkt sehe, wer gerade frei ist und per GPS auch, wer unmittelbar in der Nähe ist. Durch die mobile Buchung der Zeiten habe ich die sofortige Kontrolle über alle erledigten Arbeiten – Rechnungen, Lohnabrechnungen und Auswertungen können direkt erstellt werden. Zusätzlich ermöglicht die Verknüpfung mit der Projektverwaltung eine lückenlose Baustellendokumentation, vom verbrauchten Material, über die benötigte Zeit bis hin zu Fotos vom Einsatzort.“